KI-AUTOMATISIERUNG IM EINKAUF
Wo KI in Ihrem Einkauf Geld bringt. Und wo nicht.
Für Einkaufsverantwortliche und Geschäftsführungen im Mittelstand, die wissen wollen, wo KI im Einkauf tatsächlich wirtschaftlichen Nutzen bringt. Der KI-Potenzialcheck zeigt in wenigen Terminen, welche Prozesse sich eignen, welcher Umsetzungsaufwand entsteht und welche Risiken berücksichtigt werden müssen. Eine belastbare Entscheidungsgrundlage, bevor Budget gebunden wird.
Der Check bewertet Prozesse, nicht Personen. Wo Routinearbeit entfällt, entsteht Zeit für das, was im Einkauf Wert schafft: Verhandlungen mit belastbaren Markt- und Lieferantendaten vorbereiten, Schlüssellieferanten entwickeln, Risiken steuern und Kooperationen aufbauen.
Der Potenzialcheck richtet sich besonders an Einkaufsorganisationen mit etwa 5 bis 30 Mitarbeitenden: ERP vorhanden, aber viele Abläufe laufen zusätzlich über Excel, E-Mail und PDF. Ein eigenes KI-Team ist nicht erforderlich.
Ich verkaufe keine KI. Ich verbessere Einkaufsprozesse und setze KI dort ein, wo ein messbarer wirtschaftlicher Nutzen entsteht.
WARUM JETZT
Der Einkauf automatisiert bereits. Nur selten geordnet.
76,5 %
der Unternehmen berichten von Zeitersparnis durch automatisierte Teilprozesse
bis 70 %
Zeitersparnis möglich bei der RFx-Erstellung
nur 6 %
sehen ihren KI-Einsatz im Einkauf als ausgereift
Quelle: Einkaufsbarometer 2026 (BME / Onventis / ESB Business School)
ANSATZPUNKTE
Woran Sie erkennen, dass sich ein Blick lohnt
Wie viele Stunden braucht Ihr Einkauf, um drei umfangreiche Lieferantenangebote wirklich vergleichbar zu machen?
Wie viel Zeit verbringen Ihre Einkäufer damit, Verträge, Richtlinien oder frühere Entscheidungen zu suchen?
Wie viel Aufwand steckt in der Pflege von Artikel- und Lieferantenstammdaten, und was kosten Sie die Fehler, die trotzdem durchrutschen?
Wie oft werden Einkaufsentscheidungen getroffen, ohne dass Preise, Verträge, historische Angebote und Lieferantendaten vollständig zusammen betrachtet werden, weil das Zusammentragen von Hand schlicht zu aufwendig wäre?
Sie nutzen bereits Copilot oder andere KI-Werkzeuge, aber es ist noch unklar, bei welchen Einkaufsprozessen sich der Einsatz tatsächlich lohnt?
Wenn Sie bei einer dieser Fragen kurz nachdenken mussten, lohnt sich ein genauerer Blick.
Ziel ist, Zeit dort freizusetzen, wo Einkauf Wert schafft: verhandeln, Lieferanten entwickeln, Risiken steuern und strategische Entscheidungen treffen, statt Informationen zu suchen, Daten zu übertragen und Unterlagen manuell auszuwerten.
Ohne saubere Stammdaten beschleunigt KI nur die Suche im Chaos. Erst wenn Lieferant, Zertifikat und Gültigkeitsfrist eindeutig an einem Ort verknüpft sind, kann eine Automatisierung Fristen prüfen und sich nur bei echten Lücken melden. Deshalb steht am Anfang die Frage, welche Daten tragen, und nicht die Frage, welches Werkzeug es wird.
WOHER ICH DAS WEISS
Einkaufspraxis statt Foliensatz
Ich habe nicht bei KI angefangen. Lieferantenstraffung und -entwicklung war eine der großen Herausforderungen: Recherche von Hand, tausende Zeilen, Bündelungslogik, Pivot-Tabellen. Die Zahlen waren der einfache Teil. Schwierig wurde es, als Menschen Entscheidungsspielraum abgeben sollten.
Heute erledigt KI diese Auswertung in einem Bruchteil der Zeit. An der eigentlichen Arbeit ändert das nichts. Deshalb ist KI im Einkauf für mich kein neues Thema, sondern dasselbe Handwerk mit einem besseren Werkzeug.
Ich habe selbst einen Einkauf geführt. Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn jemand von außen kommt und Prozesse bewertet, und ich weiß, welche Antworten in so einem Gespräch ehrlich sind und welche für die Galerie.
über 20 Jahre
im Einkauf, vom Mitarbeiter bis zum Leiter, im Mittelstand und im Konzern
bis 130 Mio. €
Einkaufsvolumen verantwortet
Sonepar · Alpiq · S+E/itsme · TKD
Stationen im operativen und strategischen Einkauf
Siemens Energy · Schneider Electric · E.ON · Vodafone
Transformations- und Change-Mandate als Freelancer
In über 20 Jahren im Einkauf habe ich operative und strategische Prozesse von Grund auf kennengelernt, aufgebaut und weiterentwickelt: Bestellworkflows, Ausgabenanalyse, Lieferantenbewertung, Vertragsmanagement und RFx-Prozesse aus eigener Praxis. Genau diese Prozesse lassen sich mit KI heute nachweisbar automatisieren.
Der Markt bewegt sich gerade vom Werkzeug zum Agenten. Bisher hat KI einzelne Aufgaben unterstützt und ein Mensch hat sie bedient. Jetzt entstehen Systeme, die Beschaffungsvorgänge eigenständig durchlaufen: recherchieren, vergleichen, Freigaben anstoßen. Das verschiebt die Fragen: nicht mehr „welches Werkzeug hilft uns“, sondern „wer gibt frei, wer prüft nach, und an welcher Stelle greift ein Mensch ein“. Genau diese Fragen entscheiden darüber, ob ein KI-Projekt im Einkauf trägt oder nach dem Piloten liegen bleibt.
Für Konzerne gibt es dafür Plattformlösungen mit entsprechenden Budgets und einem eigenen Einführungsprojekt. Für den Mittelstand baue ich Automatisierungen, die in Wochen laufen, in bestehende Systeme greifen und ohne Großprojekt auskommen. Beides braucht dieselbe Vorarbeit: zu wissen, welcher Prozess sich überhaupt eignet.
ERGEBNIS
Was Sie bekommen
Eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle plus eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
Eine Entscheidungsgrundlage, keine Empfehlung, KI einzuführen: Nutzen, Aufwand und Risiko je Anwendungsfall, mit denen Sie in der Geschäftsführung oder im Beirat argumentieren können, bevor Budget gebunden wird.
Ich analysiere Ihre Einkaufsprozesse, erarbeite mit den Beteiligten, wie sie künftig laufen sollen, und automatisiere davon die Schritte, die sich rechnen und kontrollierbar bleiben.
Der Potenzialcheck deckt die ersten vier Schritte ab:
1. Use-Case-Analyse
Gemeinsam mit Leitung und Mitarbeitenden identifiziere ich zeitaufwendige Prozesse und passende KI-Anwendungsfälle.
2. Machbarkeit, Risiko und Governance
Ich prüfe zuerst, ob die Daten tragen: Liegen die nötigen Angaben strukturiert vor, oder müssten sie für jeden Vorgang neu zusammengesucht werden? Dazu die Anforderungen des EU AI Act und die vorhandenen Schnittstellen. Dazu die Fragen, die später über den Regelbetrieb entscheiden: Wer gibt frei, wer prüft nach, an welcher Stelle greift ein Mensch ein.
3. Priorisierung
Die machbaren Anwendungsfälle werden nach Nutzen, Aufwand und Risiko bewertet und in eine Rangfolge gebracht.
4. Pilotempfehlung
Sie erhalten eine schriftliche Priorisierung plus eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
ABLAUF & PREIS
Wie es abläuft
Mehrere Termine über ein bis zwei Wochen verteilt, mit Zeit zur Datensichtung dazwischen: Auftakt-Workshop zur Erhebung, Zwischenanalyse, gemeinsame Ergebnispräsentation mit Priorisierung und Pilotempfehlung.
Preis: richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.
NACH DEM CHECK
Drei Schritte bis in den Betrieb
Der Potenzialcheck endet mit einer Empfehlung. Ob es danach weitergeht, entscheiden Sie. Jeder Schritt wird einzeln geprüft, bevor der nächste beginnt.
SCHRITT 1
Potenzialcheck
Anwendungsfälle finden, nach Nutzen, Aufwand und Risiko bewerten, priorisieren. Ergebnis: eine schriftliche Empfehlung, welcher Prozess sich zuerst lohnt.
SCHRITT 2
Pilot
Ein Prozess, echte Daten, begrenzter Rahmen. Gemessen wird, was der Prozess vorher gekostet hat und was er danach kostet. Ergebnis: Go, Anpassen oder Stopp.
SCHRITT 3
Einführung und Betrieb
Systeme anbinden, Freigabegrenzen festlegen, Team schulen und die Maßnahme dokumentieren, auch im Sinne von Art. 4 KI-Verordnung. Dann in den Regelbetrieb übergeben. Erst wenn das läuft, kommt der nächste Prozess.
Zwischen den Schritten wird jeweils geprüft, bevor es weitergeht. Wenn sich ein Anwendungsfall nicht lohnt, sage ich das im Erstgespräch und nicht nach der dritten Rechnung.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Interessenten meistens fragen
Was kostet der KI-Potenzialcheck?
Der Preis richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Das Erstgespräch ist kostenlos. Darin klären wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.
Wie lange dauert der Check?
Mehrere Termine, verteilt über ein bis zwei Wochen: ein Auftakt-Workshop zur Erhebung, eine Zwischenanalyse mit Zeit zur Datensichtung und eine gemeinsame Ergebnispräsentation.
Für welche Unternehmen eignet er sich?
Für mittelständische Unternehmen und Konzernbereiche mit einem Einkauf von etwa fünf bis dreißig Personen, die KI einsetzen oder einführen wollen, aber noch keine priorisierten Anwendungsfälle für Beschaffung, Lieferantenmanagement oder Vertragsprüfung haben.
Brauchen wir dafür schon KI-Erfahrung?
Nein. Der Check setzt an Ihren Prozessen an, nicht an vorhandener Technik. Häufig ist er genau der Schritt, bevor eine Organisation überhaupt beginnt.
Was bekomme ich am Ende konkret?
Eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Risiko, dazu eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
Wird geprüft, ob der KI-Einsatz rechtlich zulässig ist?
Ja. Im zweiten Schritt prüfe ich unter anderem die Anforderungen der KI-Verordnung, vorhandene Schnittstellen, Freigabe- und Kontrollwege sowie die organisatorische Umsetzbarkeit.
Was passiert nach dem Check?
Sie entscheiden. Wenn es weitergehen soll, folgen Validierung, Pilotbetrieb, technische Anbindung und Skalierung. Das können Sie selbst übernehmen oder von mir begleiten lassen.
KONTAKT
Wo würde KI in Ihrem Einkauf konkret helfen?
Das Erstgespräch dauert etwa 30 Minuten, ist kostenlos und unverbindlich. Sie schildern Ihre Ausgangslage, ich sage Ihnen ehrlich, ob sich ein Potenzialcheck für Sie lohnt.
Lieber schreiben? frankcappel@einkauf-automatisierung.de
Oder schreiben Sie kurz, worum es geht
Drei Felder, mehr brauche ich nicht. Ich melde mich in der Regel am selben Werktag.