KI-AUTOMATISIERUNG IM EINKAUF
Priorisierte KI-Anwendungsfälle statt Bauchgefühl.
Für Einkaufsorganisationen, die Künstliche Intelligenz einsetzen oder einführen wollen, aber noch keine priorisierten Anwendungsfälle für Beschaffung, Lieferantenmanagement oder Vertragsprüfung haben: Der KI-Potenzialcheck bringt in wenigen Terminen Klarheit, bevor Budget in die Umsetzung fließt.
WARUM JETZT
Der Einkauf automatisiert bereits. Nur selten geordnet.
76,5 %
der Unternehmen berichten von Zeitersparnis durch automatisierte Teilprozesse
bis 70 %
Zeitersparnis möglich bei der RFx-Erstellung
nur 6 %
sehen ihren KI-Einsatz im Einkauf als ausgereift
Quelle: Einkaufsbarometer 2026 (BME / Onventis / ESB Business School)
WOHER ICH DAS WEISS
Einkaufspraxis statt Foliensatz
Ich habe nicht bei KI angefangen. Meine erste größere Transformation im Einkauf war eine Lieferantenstraffung: tausende Zeilen, Bündelungslogik, Pivot-Tabellen. Die Zahlen waren der einfache Teil. Schwierig wurde es, als Menschen Entscheidungsspielraum abgeben sollten.
Heute erledigt KI diese Auswertung in einem Bruchteil der Zeit. An der eigentlichen Arbeit ändert das nichts. Deshalb ist KI im Einkauf für mich kein neues Thema, sondern dasselbe Handwerk mit einem besseren Werkzeug.
über 20 Jahre
im Einkauf, vom Mitarbeiter bis zum Leiter, im Mittelstand und im Konzern
bis 130 Mio. €
Einkaufsvolumen verantwortet
Sonepar · Alpiq · S+E/itsme · TKD
Stationen im operativen und strategischen Einkauf
Siemens Energy · Schneider Electric · E.ON · Vodafone
Transformations- und Change-Mandate als Freelancer
In über 20 Jahren im Einkauf habe ich operative und strategische Prozesse von Grund auf kennengelernt, aufgebaut und weiterentwickelt: Bestellworkflows, Ausgabenanalyse, Lieferantenbewertung, Vertragsmanagement und RFx-Prozesse aus eigener Praxis. Genau diese Prozesse lassen sich mit KI heute nachweisbar automatisieren.
Der Markt bewegt sich gerade vom Werkzeug zum Agenten. Bisher hat KI einzelne Aufgaben unterstützt und ein Mensch hat sie bedient. Jetzt entstehen Systeme, die Beschaffungsvorgänge eigenständig durchlaufen: recherchieren, vergleichen, Freigaben anstoßen. Das verschiebt die Fragen: nicht mehr „welches Werkzeug hilft uns“, sondern „wer gibt frei, wer prüft nach, und an welcher Stelle greift ein Mensch ein“. Genau diese Fragen entscheiden darüber, ob ein KI-Projekt im Einkauf trägt oder nach dem Piloten liegen bleibt.
Für Konzerne gibt es dafür Plattformlösungen mit entsprechenden Budgets und einem eigenen Einführungsprojekt. Für den Mittelstand baue ich Automatisierungen, die in Wochen laufen, in bestehende Systeme greifen und ohne Großprojekt auskommen. Beides braucht dieselbe Vorarbeit: zu wissen, welcher Prozess sich überhaupt eignet.
ERGEBNIS
Was Sie bekommen
Eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle plus eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
Der Potenzialcheck deckt die ersten vier Schritte ab:
1. Use-Case-Analyse
Gemeinsam mit Leitung und Mitarbeitenden identifiziere ich zeitaufwendige Prozesse und passende KI-Anwendungsfälle.
2. Machbarkeits-Analyse
Ich prüfe, ob der KI-Einsatz rechtlich zulässig ist (u. a. nach EU AI Act), welche Schnittstellen vorhanden sind und ob die Anwendungsfälle technisch und organisatorisch umsetzbar sind.
3. Priorisierung
Die machbaren Anwendungsfälle werden nach Nutzen, Aufwand und Risiko bewertet und in eine Rangfolge gebracht.
4. Pilotempfehlung
Sie erhalten eine schriftliche Priorisierung plus eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
ABLAUF & PREIS
Wie es abläuft
Mehrere Termine über ein bis zwei Wochen verteilt, mit Zeit zur Datensichtung dazwischen: Auftakt-Workshop zur Erhebung, Zwischenanalyse, gemeinsame Ergebnispräsentation mit Priorisierung und Pilotempfehlung.
Preis: richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.
NACH DEM CHECK
So kann es danach weitergehen
Wenn Sie direkt weitermachen möchten, folgen die Schritte 5 bis 8 meines Vorgehens. Zwischen den Schritten wird jeweils validiert, bevor es weitergeht.
5. Validieren
Reale Daten, Recht und Business Case werden geprüft, Make-or-Buy entschieden. Der fachlich-technische Nachweis entsteht.
6. Pilotieren
Im begrenzten Pilotbetrieb mit Human-in-the-Loop werden KPIs gemessen. Ergebnis: Go, Anpassen oder Stopp.
7. Koordinieren
Technik und Change laufen zusammen: Systeme anbinden, Betrieb vorbereiten und verankern.
8. Skalieren
Im Regelbetrieb wird gemessen, gelernt und verbessert, danach folgt der kontrollierte Ausbau auf weitere Prozesse.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Interessenten meistens fragen
Was kostet der KI-Potenzialcheck?
Der Preis richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Das Erstgespräch ist kostenlos. Darin klären wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.
Wie lange dauert der Check?
Mehrere Termine, verteilt über ein bis zwei Wochen: ein Auftakt-Workshop zur Erhebung, eine Zwischenanalyse mit Zeit zur Datensichtung und eine gemeinsame Ergebnispräsentation.
Für welche Unternehmen eignet er sich?
Für Einkaufsorganisationen im Mittelstand und im Konzern, die KI einsetzen oder einführen wollen, aber noch keine priorisierten Anwendungsfälle für Beschaffung, Lieferantenmanagement oder Vertragsprüfung haben.
Brauchen wir dafür schon KI-Erfahrung?
Nein. Der Check setzt an Ihren Prozessen an, nicht an vorhandener Technik. Häufig ist er genau der Schritt, bevor eine Organisation überhaupt beginnt.
Was bekomme ich am Ende konkret?
Eine schriftliche Priorisierung Ihrer KI-Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Risiko, dazu eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
Wird geprüft, ob der KI-Einsatz rechtlich zulässig ist?
Ja. In der Machbarkeits-Analyse prüfe ich unter anderem die Anforderungen des EU AI Act, vorhandene Schnittstellen und die organisatorische Umsetzbarkeit.
Was passiert nach dem Check?
Sie entscheiden. Wenn es weitergehen soll, folgen Validierung, Pilotbetrieb, technische Anbindung und Skalierung. Das können Sie selbst übernehmen oder von mir begleiten lassen.
KONTAKT
Wo würde KI in Ihrem Einkauf konkret helfen?
Das Erstgespräch dauert etwa 30 Minuten, ist kostenlos und unverbindlich. Sie schildern Ihre Ausgangslage, ich sage Ihnen ehrlich, ob sich ein Potenzialcheck für Sie lohnt.
Lieber schreiben? Transformationsmanager@frankcappel.de