KI IM EINKAUF: PRIORISIEREN, UMSETZEN, EINFÜHREN
Wo KI in Ihrem Einkauf Geld bringt. Und wo nicht.
Für Einkaufsverantwortliche und Geschäftsführungen im Mittelstand, die wissen wollen, wo KI im Einkauf tatsächlich wirtschaftlichen Nutzen bringt. Der KI-Potenzialcheck zeigt in wenigen Terminen, welche Prozesse sich eignen, welcher Umsetzungsaufwand entsteht und welche Risiken berücksichtigt werden müssen. Am Ende steht eine klare KI-Strategie für Ihren Einkauf, mit Prioritäten und Pilotplan: eine belastbare Entscheidungsgrundlage, bevor Budget gebunden wird.
Der Check bewertet Prozesse, nicht Personen. Ziel ist mehr Zeit für das, was im Einkauf Wert schafft: verhandeln, Lieferanten entwickeln, Risiken steuern.
Der Potenzialcheck richtet sich besonders an Einkaufsorganisationen mit etwa 5 bis 30 Mitarbeitenden: ERP vorhanden, aber viele Abläufe laufen zusätzlich über Excel, E-Mail und PDF. Ein eigenes KI-Team ist nicht erforderlich.
Ich verkaufe keine KI. Ich verbessere Einkaufsprozesse und setze KI dort ein, wo ein messbarer wirtschaftlicher Nutzen entsteht.
WARUM JETZT
Der Einkauf automatisiert bereits. Nur selten geordnet.
76,5 %
der Unternehmen berichten von Zeitersparnis durch automatisierte Teilprozesse
bis 70 %
Zeitersparnis möglich bei der RFx-Erstellung
nur 6 %
sehen ihren KI-Einsatz im Einkauf als ausgereift
Quelle: Einkaufsbarometer 2026 (BME / Onventis / ESB Business School)
ANSATZPUNKTE
Woran Sie erkennen, dass sich ein Blick lohnt
Wie viele Stunden braucht Ihr Einkauf, um drei umfangreiche Lieferantenangebote wirklich vergleichbar zu machen?
Wie viel Zeit verbringen Ihre Einkäufer damit, Verträge, Richtlinien oder frühere Entscheidungen zu suchen?
Wie viel Aufwand steckt in der Pflege von Artikel- und Lieferantenstammdaten, und was kosten Sie die Fehler, die trotzdem durchrutschen?
Wie oft werden Einkaufsentscheidungen getroffen, ohne dass Preise, Verträge, historische Angebote und Lieferantendaten vollständig zusammen betrachtet werden, weil das Zusammentragen von Hand schlicht zu aufwendig wäre?
Wenn Sie bei einer dieser Fragen kurz nachdenken mussten, lohnt sich ein genauerer Blick.
Ohne saubere Stammdaten beschleunigt KI nur die Suche im Chaos. Deshalb steht am Anfang die Frage, welche Daten tragen, und nicht die Frage, welches Werkzeug es wird.
WOHER ICH DAS WEISS
Einkaufspraxis statt Foliensatz
Ich habe nicht bei KI angefangen, sondern bei der Lieferantenstraffung von Hand: tausende Zeilen, Bündelungslogik, Pivot-Tabellen. Heute erledigt KI diese Auswertung in einem Bruchteil der Zeit, die eigentliche Arbeit bleibt dasselbe Handwerk.
Ich habe selbst einen Einkauf geführt. Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn jemand von außen kommt und Prozesse bewertet, und ich weiß, welche Antworten in so einem Gespräch ehrlich sind und welche für die Galerie.
über 20 Jahre
im Einkauf, vom Mitarbeiter bis zum Leiter, im Mittelstand und im Konzern
bis 130 Mio. €
Einkaufsvolumen verantwortet
Sonepar · Alpiq · S+E/itsme · TKD
Stationen im operativen und strategischen Einkauf
Siemens Energy · Schneider Electric · E.ON · Vodafone
Transformations- und Change-Mandate als Freelancer
ERGEBNIS
Was Sie bekommen
Eine schriftliche KI-Strategie für Ihren Einkauf: priorisierte KI-Anwendungsfälle plus eine konkrete Empfehlung für den ersten Pilotprozess.
Eine Entscheidungsgrundlage, keine Empfehlung, KI einzuführen: Nutzen, Aufwand und Risiko je Anwendungsfall, mit denen Sie in der Geschäftsführung oder im Beirat argumentieren können, bevor Budget gebunden wird.
Der Potenzialcheck deckt die ersten vier Schritte ab:
1. Use-Case-Analyse
Gemeinsam mit Leitung und Mitarbeitenden identifiziere ich zeitaufwendige Prozesse und passende KI-Anwendungsfälle.
2. Machbarkeit, Risiko und Governance
Ich prüfe zuerst, ob die Daten tragen: Liegen die nötigen Angaben strukturiert vor, oder müssten sie für jeden Vorgang neu zusammengesucht werden? Dazu die Anforderungen des EU AI Act und die vorhandenen Schnittstellen. Dazu die Fragen, die später über den Regelbetrieb entscheiden: Wer gibt frei, wer prüft nach, an welcher Stelle greift ein Mensch ein.
3. Priorisierung und KI-Roadmap
Die machbaren Anwendungsfälle werden nach Nutzen, Aufwand und Risiko bewertet und in eine Rangfolge gebracht. Daraus entsteht Ihre KI-Strategie für den Einkauf: was zuerst kommt, was später und was sich nicht lohnt.
4. Pilotempfehlung
Welcher Prozess sich als erster Pilot lohnt, mit Begründung.
ABLAUF & PREIS
Wie es abläuft
Mehrere Termine über ein bis zwei Wochen verteilt, mit Zeit zur Datensichtung dazwischen: Auftakt-Workshop zur Erhebung, Zwischenanalyse, gemeinsame Ergebnispräsentation mit Priorisierung und Pilotempfehlung.
Preis: nach Umfang. Ein Angebot erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch.
NACH DEM CHECK
Von der Empfehlung in den Betrieb
Der Potenzialcheck endet mit einer Empfehlung. Ob es danach weitergeht, entscheiden Sie. Die Umsetzung können Sie selbst übernehmen oder von mir begleiten und umsetzen lassen.
5. Validieren
Reale Daten, Business Case und Make-or-Buy werden geprüft, bevor etwas gebaut wird.
6. Pilotieren
Ein Prozess, echte Daten, begrenzter Rahmen. Gemessen wird, was der Prozess vorher gekostet hat und was danach. Ergebnis: Go, Anpassen oder Stopp.
7. Einführen
Systeme anbinden, Freigabegrenzen festlegen, Team schulen und die Maßnahme dokumentieren, auch im Sinne von Art. 4 KI-Verordnung.
8. Skalieren
Im Regelbetrieb messen und verbessern. Erst wenn das läuft, kommt der nächste Prozess.
Zwischen den Schritten wird jeweils geprüft, bevor es weitergeht. Wenn sich ein Anwendungsfall nicht lohnt, sage ich das im Erstgespräch und nicht nach der dritten Rechnung.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Interessenten meistens fragen
Was kostet der KI-Potenzialcheck?
Der Preis richtet sich nach Umfang und Anzahl der Anwendungsfälle. Das Erstgespräch ist kostenlos. Darin klären wir Ihre Ausgangslage, danach erhalten Sie ein passendes Angebot.
Wir wissen noch nicht, wo KI bei uns helfen würde. Ist das zu früh?
Nein, genau dafür ist der Check da. Er setzt an Ihren Prozessen an, nicht an vorhandener Technik. Die meisten Unternehmen, mit denen ich spreche, stehen genau an diesem Punkt.
Setzen Sie ein kommerzielles KI-Werkzeug ein oder ein eigenes?
Ein kommerzielles Werkzeug. Ein eigenes Werkzeug ist ebenfalls möglich und kann individuell vereinbart werden.
Läuft das auf einem eigenen Server oder in der Cloud?
Beides ist möglich. Ob die Lösung auf einem Server in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud läuft, wird individuell vereinbart.
Wer prüft, ob das rechtlich und technisch zulässig ist?
Die technische Machbarkeit prüfe ich: Schnittstellen, Datenqualität, realistischer Aufwand. Die rechtliche Einordnung nach KI-Verordnung und Datenschutz bereite ich vor und benenne, was zu dokumentieren ist. Die abschließende Bewertung gehört in die Hände Ihrer Rechtsberatung oder Ihres Datenschutzbeauftragten.
Was passiert während des Checks mit unseren Daten?
Im Potenzialcheck sehe ich Abläufe, keine Datenbestände. Wo für eine Bewertung Beispiele nötig sind, arbeiten wir mit anonymisierten Auszügen. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist auf Wunsch möglich.
Ihre Frage war nicht dabei?
Dann stellen Sie sie direkt: im kostenlosen Erstgespräch oder kurz per Nachricht. Beides finden Sie gleich hier unten.
KONTAKT
Wo würde KI in Ihrem Einkauf konkret helfen?
Das Erstgespräch dauert etwa 30 Minuten, ist kostenlos und unverbindlich. Sie schildern Ihre Ausgangslage, ich sage Ihnen ehrlich, ob sich ein Potenzialcheck für Sie lohnt.
Lieber schreiben? frankcappel@einkauf-automatisierung.de
Oder schreiben Sie kurz, worum es geht
Drei Felder, mehr brauche ich nicht. Ich melde mich in der Regel am selben Werktag.